Thuiswerken en flexibele werkplekken

Verandering in 2020

Veranderingen in organisaties vinden nooit zomaar plaats, er is altijd een aanleiding. In het geval van de flexibele werkplek was dit de verspreiding van COVID-19 over de hele wereld. Natuurlijk waren er al organisaties die hun medewerkers flexibele werkplekken en maatregelen boden – er zijn altijd organisaties die voorop lopen -, maar wie had verwacht dat men in 2020 voornamelijk thuis zou werken?

Organisaties werden verplicht om hun medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken, om zo de verspreiding van het virus tegen te gaan. Hoewel het voor de een makkelijker was dan voor de ander waren er snel positieve geluiden te horen. Deze kwamen in eerste instantie van de medewerkers af. Zij ontdekten hoeveel tijd ze dagelijks kwijt waren aan het reizen van en naar werk, en tevens hoeveel een werkvloer kon afleiden van de taken op de agenda. In de IT waren daarnaast veel geluiden te horen over reizende productiviteit. Men kon zich beter concentreren, kreeg meer gedaan en was gelukkiger omdat er meer tijd overbleef voor andere zaken buiten werk om. Flexibiliteit was er niet alleen met betrekking tot de werkplek maar ook in de indeling van de tijd. Als men thuis werkte dan kon er, tijdens de pauze, rustig een aflevering op Netflix gekeken worden, om vervolgens weer opgeladen aan de slag te gaan. Een stijging in productiviteit werd ook onder de werkgevers duidelijk en dit zorgde halverwege 2020 al voor geluiden dat deze ‘trend’ zich na Corona misschien wel zou voortzetten, al dan niet stap voor stap.

Bekijk deze interessante video van The Economist, over het ontstaan van kantoren, tot aan de werkplek van de toekomst.

Uitdagingen van flexibele werkplekken

Het is makkelijk te praten over de voordelen die flexibele werkplekken met zich meebrengen maar er schuilen natuurlijk ook veel uitdagingen voor de organisaties en haar medewerkers.

Wat waren de grootste uitdagingen het afgelopen jaar op het gebied van flexibele werkplekken? Denk bijvoorbeeld aan technische problemen, zoals beperkte bandbreedte wat zorgde voor slechte verbindingen, of wat gedacht van problemen m.b.t. de infrastructuur, collega’s die moeilijker bereikbaar waren, uitdagingen bij het samenwerken of langer wachten op de benodigde informatie die nodig is om bepaald werk uit te voeren. Het afgelopen jaar bracht extra uitdagingen met zich mee gezien de buitengewone omstandigheden waarin veel werknemers zich bevonden. Zoals de thuissituatie, waaronder het thuisscholen van kinderen. Managers zeiden daarnaast dat ze, tijdens de lockdown, alternatieve manieren moesten zoeken om teams op afstand te coachen. Veel van deze beperkingen en uitdagingen zijn echter gemakkelijk op te lossen door middel van het treffen van meer voorbereidingen, iets wat het afgelopen jaar logischerwijs ontbrak.

De huidige tijd biedt echter wel kansen voor werkgevers om zich te onderscheiden en het is aan te raden om nu stappen te ondernemen om zo voordeel op je concurrenten te behalen of de strijd om toptalent te kunnen winnen. Er is een mooie tussenweg te vinden bij het werken op kantoor en het werken thuis, door bijvoorbeeld een 50-50 verdeling in te voeren, of medewerkers meer vrijheid te geven waar ze hun werk willen doen en hun eigen verantwoordelijkheid te laten nemen. Als het de productiviteit verbeterd, waarom niet?

Innovatieve ontwikkelingen

Flexibele werkplekken gaan daarnaast ook veel verder dan vroeger. Wie herinnert zich niet de kantoorruimte met een enkele lege tafel waar snoertjes op lagen, alsof er net een diefstal had plaatsgevonden en er slechts tijd was om één apparaat mee te nemen? Een troosteloos zicht waar men kon zitten, een laptop aansluiten, en men werkte flexibel.

Tegenwoordig is dit compleet anders. Neem bijvoorbeeld de Nederlandse organisatie GoBright uit Alblasserdam. Zij ontwikkelden een platform dat ieder kantoor omtovert tot een kantoor van de toekomst, wat we inmiddels ‘het kantoor van nu’ mogen noemen. Hun missie is om kantoren over de hele wereld effectiever, makkelijker en slimmer te maken. Denk hierbij aan het digitaal boeken van vergaderruimtes, het boeken van een werkplek (dat zich, met enkel een pasje, compleet aanpast aan jouw persoonlijke voorkeuren), maar ook een geautomatiseerd systeem om gasten te ontvangen, te laten inboeken en wegwijs te maken binnen de kantoormuren. Iedere medewerker van een organisatie dat gebruik maakt van het GoBright platform kan ten alle tijden aangeven wanneer, en hoe, hij/zij van het kantoor gebruik wilt maken. Zo zitten organisaties niet vast aan vaste werkplekken voor haar medewerkers. ‘Hot desking’ noemen ze dat. Dit zorgt ervoor dat er minder werkplekken nodig zijn; dat er meer diversiteit op de werkvloer plaatsvindt en het deuren opent voor meer creativiteit en makkelijkere samenwerking.

Nearshoring en flexibele werkplekken

Bij Personal Programmer Macedonië (en Nederland) maakten we al gebruik van het flexibele werken; in de zin dat medewerkers, op afspraak met de klant, zelf overlegden wanneer ze thuis en wanneer ze op kantoor wilden werken. Hierbij is een groot vertrouwen nodig tussen klant en programmeur, iets dat bij nearshoring überhaupt een must is. 2020 heeft laten zien dat, zelfs als de programmeurs volledig thuiswerken, de productiviteit gelijk blijft en in sommige gevallen zelfs hoger ligt dan voorheen. Dit zorgt ervoor dat ook wij voorbereidingen gaan treffen voor het post-COVID flexibeler werken. Flexibele kantoren, flexibele werkplekken en dit alles met een online boekingssysteem. De tijd is nu om ons daarop voor te bereiden.